Πώς να Εγγραφείτε ως Διοργανωτής Εκδηλώσεων στην RSRVIN

Αν διοργανώνετε συναυλίες, πάρτι, φεστιβάλ ή οποιαδήποτε εκδήλωση για την οποία ο κόσμος χρειάζεται εισιτήριο, χρειάζεστε κάπου να πουλάτε αυτά τα εισιτήρια χωρίς υπολογιστικά φύλλα και ομάδες στο WhatsApp. Αυτός ο οδηγός σας δείχνει ακριβώς πώς να εγγραφείτε ως διοργανωτής εκδηλώσεων στην RSRVIN, από την πρώτη φόρμα που συμπληρώνετε μέχρι τη στιγμή που η εκδήλωσή σας βγαίνει στον αέρα και πουλιέται το πρώτο εισιτήριο. Κάθε βήμα παρακάτω συνοδεύεται από στιγμιότυπο οθόνης και δεν απαιτείται καμία τεχνική γνώση. Αν μπορείτε να συμπληρώσετε μια ηλεκτρονική φόρμα, μπορείτε να το κάνετε και αυτό.

Γιατί οι Διοργανωτές Εκδηλώσεων Επιλέγουν την RSRVIN

Πριν από τα βήματα, αξίζει να ξέρετε τι κερδίζετε στο τέλος τους.

Δεν πληρώνετε τίποτα για να μπείτε. Οι διοργανωτές εκδηλώσεων δεν έχουν συνδρομή στην RSRVIN. Η πλατφόρμα κερδίζει μέσω μιας χρέωσης υπηρεσίας που προστίθεται τη στιγμή της αγοράς του εισιτηρίου, οπότε δεν πληρώνετε για ένα εργαλείο που δεν έχετε ακόμη χρησιμοποιήσει.

Τα εισιτήριά σας είναι ψηφιακά από την αρχή. Κάθε εισιτήριο φέρει έναν μοναδικό κωδικό QR και καταλήγει στην ενότητα My RSRVIN του αγοραστή τη στιγμή που πληρώνει, μαζί με επιβεβαίωση μέσω email. Στην είσοδο, το προσωπικό σας σαρώνει τον κωδικό και το σύστημα τον σημειώνει ως χρησιμοποιημένο, ώστε το ίδιο εισιτήριο να μην μπορεί να περάσει δεύτερη φορά.

Βλέπετε τις πωλήσεις σας την ώρα που γίνονται. Ο πίνακας ελέγχου δείχνει τα εισιτήρια που πουλήθηκαν, τα έσοδα και τα κλικ στους συνδέσμους σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να αποφασίζετε για το προσωπικό, τα αποθέματα και τη διαρρύθμιση με βάση ζωντανά νούμερα αντί για εικασίες.

Πληρώνεστε σε γνωστό χρονοδιάγραμμα. Η RSRVIN μεταφέρει την ονομαστική αξία των εισιτηρίων σας εντός επτά ημερών από την ημερομηνία λήξης της εκδήλωσής σας.

Σας ανακαλύπτουν, δεν σας επισκέπτονται απλώς. Η εκδήλωσή σας εμφανίζεται στην RSRVIN δίπλα σε όλα τα άλλα που συμβαίνουν στην πόλη σας, μπροστά σε κόσμο που ήδη ψάχνει πού να πάει. Παίρνετε επίσης σύστημα προωθητών, κωδικούς προσφοράς και σύνδεση με Meta Pixel για να τρέξετε τις δικές σας καμπάνιες.

Βήμα 1: Συμπληρώστε τη Φόρμα Εγγραφής

Η εγγραφή ξεκινά στο info.rsrvin.com/contact. Αυτό είναι το ένα και μοναδικό σημείο εισόδου για τους διοργανωτές, οπότε δεν χρειάζεται να ψάχνετε στον ιστότοπο για κάποια άλλη σελίδα εγγραφής.

Συμπληρώστε το όνομα, το επώνυμο, το email και το τηλέφωνο επικοινωνίας σας. Στο πεδίο Partnership (συνεργασία), επιλέξτε Event Organizer (διοργανωτής εκδηλώσεων). Εκεί αναφέρονται τρεις επιλογές (Venue Owner, Event Organizer και Advertiser), οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη σωστή πριν συνεχίσετε.

Το δεύτερο μισό της φόρμας ρωτά για το κομμάτι των εκδηλώσεων της δραστηριότητάς σας:

• Name: το όνομα της εκδήλωσης ή του brand εκδηλώσεών σας.
• Website: ο ιστότοπός σας ή η βασική σας σελίδα στα κοινωνικά δίκτυα, αν έχετε. Αφήστε το κενό αν δεν έχετε.
• Type: τι είδους εκδηλώσεις διοργανώνετε, για παράδειγμα συναυλίες, club nights ή φεστιβάλ.
• Address: η διεύθυνση της εταιρείας σας, ή η προσωπική σας διεύθυνση αν δραστηριοποιείστε ως ιδιώτης.
• Role: τι κάνετε, για παράδειγμα ιδιοκτήτης, παραγωγός ή υπεύθυνος μάρκετινγκ.
• Company Name: η επιχείρηση πίσω από την εκδήλωση, αν υπάρχει.

Τσεκάρετε και τα δύο πλαίσια στο κάτω μέρος, ένα που επιβεβαιώνει ότι τα στοιχεία σας είναι ακριβή και ένα που αποδέχεται τους Όρους και Προϋποθέσεις, και μετά πατήστε Submit. Χρησιμοποιήστε μια διεύθυνση email που ελέγχετε συχνά, γιατί όλα όσα ακολουθούν φτάνουν εκεί.

Βήμα 2: Έγκριση και τα Διαπιστευτήριά σας

Η υποβολή της φόρμας δεν δημιουργεί αμέσως τον λογαριασμό σας. Κάθε αίτηση ελέγχεται από την ομάδα του RSRVIN στο Back Office πριν δοθεί πρόσβαση.

Στο πλαίσιο αυτού του ελέγχου, κάποιο μέλος της ομάδας μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας για να συζητήσετε τα σχέδιά σας πριν εγκριθεί ο λογαριασμός σας. Πρόκειται για μια σύντομη, φιλική κουβέντα και όχι για εξέταση. Υπάρχει ώστε το RSRVIN να επιβεβαιώσει τα στοιχεία που υποβάλατε, να κατανοήσει το είδος των εκδηλώσεων που σκοπεύετε να κάνετε και να βεβαιωθεί ότι οι εμπορικοί όροι και το στήσιμο ταιριάζουν σε αυτό που προσπαθείτε να πετύχετε. Οι διοργανωτές που περνούν από αυτό το βήμα συνήθως ξεκινούν πιο γρήγορα, γιατί ο λογαριασμός φτάνει ρυθμισμένος για την περίπτωσή τους αντί να χρειάζεται προσαρμογές αργότερα.

Μόλις εγκριθεί η αίτησή σας, τα διαπιστευτήριά σας εκδίδονται αυτόματα και αποστέλλονται στη διεύθυνση email που δηλώσατε στη φόρμα. Στο μεταξύ δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα άλλο.

Βήμα 3: Συνδεθείτε και Επιλέξτε τον Χώρο Εργασίας σας

Με τα διαπιστευτήρια στα χέρια σας, πηγαίνετε στο manage-v2.rsrvin.com και συνδεθείτε. Αυτή είναι η περιοχή διαχείρισης, ξεχωριστή από τον δημόσιο ιστότοπο RSRVIN που χρησιμοποιούν οι επισκέπτες σας.

Η πρώτη οθόνη σας ρωτά πού θέλετε να πάτε:

Επιλέξτε Manage my events (διαχείριση των εκδηλώσεών μου). Οι άλλες δύο επιλογές (I am an artist και I am a promoter) αφορούν διαφορετικούς ρόλους και καλύπτονται σε δικούς τους οδηγούς. Μπορείτε να εναλλάσσεστε ανάμεσά τους όποτε θέλετε από το μενού στην επάνω αριστερή γωνία, οπότε τίποτα δεν κλειδώνει με αυτή την επιλογή.

Τώρα βλέπετε τη λίστα των εκδηλώσεών σας. Για να φτιάξετε την πρώτη σας, πατήστε το κουμπί + New Event επάνω δεξιά.

Βήμα 4: Δημιουργήστε την Εκδήλωσή σας σε Τέσσερα Βήματα

Η δημιουργία εκδήλωσης είναι ένας σύντομος οδηγός με τέσσερα αριθμημένα στάδια στο επάνω μέρος: Basic Info (βασικά στοιχεία), When & Where (πότε και πού), Guests & Tags (καλεσμένοι και ετικέτες) και Settings (ρυθμίσεις). Μπορείτε να πηγαίνετε ελεύθερα μπρος και πίσω, και ένα στάδιο γίνεται τικ μόνο όταν ολοκληρωθεί.

Βασικά στοιχεία

Εδώ υπάρχουν τρία πεδία. Δώστε στην εκδήλωση ένα όνομα που ο κόσμος θα αναγνωρίσει, επιλέξτε Event Type (τύπος εκδήλωσης) από την αναπτυσσόμενη λίστα (συναυλία, beach party, έκθεση και ούτω καθεξής) και γράψτε μια σύντομη περιγραφή. Κρατήστε την περιγραφή πρακτική: τι γίνεται, πότε ανοίγουν οι πόρτες και τι περιλαμβάνεται. Οι επισκέπτες τη διαβάζουν πριν αποφασίσουν να αγοράσουν.

Πότε και πού

Ορίστε το Start Date & Time (ημερομηνία και ώρα έναρξης) και το End Date & Time (ημερομηνία και ώρα λήξης). Και τα δύο είναι υποχρεωτικά, οπότε η εκδήλωση δεν προχωρά μέχρι να ορίσετε λήξη. Διαλέξτε την ημερομηνία από το ημερολόγιο και την ώρα από τη λίστα δίπλα του.

Στη συνέχεια αναζητήστε τον χώρο σας με το όνομά του. Αν βρίσκεται ήδη στο RSRVIN, επιλέξτε τον και προχωρήστε. Αν όχι, πατήστε Create venue (δημιουργία χώρου):

Αυτό είναι το σημείο για το οποίο ανησυχεί ο κόσμος, και είναι το πιο εύκολο. Επικολλήστε έναν σύνδεσμο Google Maps για τον χώρο στο πλαίσιο επάνω και πατήστε Fill (συμπλήρωση). Το όνομα, η χώρα, η πόλη, η διεύθυνση, ο ταχυδρομικός κώδικας, το γεωγραφικό πλάτος και το γεωγραφικό μήκος συμπληρώνονται όλα από τον σύνδεσμο. Το γεωγραφικό πλάτος και το γεωγραφικό μήκος είναι υποχρεωτικά, οπότε ο σύνδεσμος Google Maps σας γλιτώνει από το να ψάχνετε συντεταγμένες με το χέρι.

Line-up και ετικέτες

Στο LINE UP (καλλιτεχνικό πρόγραμμα), αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα ενός καλλιτέχνη. Οι καλλιτέχνες που έχουν φτιάξει προφίλ στο RSRVIN εμφανίζονται στη λίστα, και προσθέτοντάς τους συνδέετε την εκδήλωσή σας με το προφίλ τους, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να τη δουν και οι ακόλουθοί τους. Από κάτω, επιλέξτε έως πέντε EVENT TAGS (ετικέτες εκδήλωσης). Οι ετικέτες είναι ο τρόπος με τον οποίο ο κόσμος φιλτράρει και βρίσκει εκδηλώσεις, οπότε διαλέξτε αυτές που θα έψαχνε πραγματικά ένας επισκέπτης.

Ρυθμίσεις

Αυτό το στάδιο αφορά τα χρήματα και τους κανόνες:

• Currency: το νόμισμα στο οποίο τιμολογούνται τα εισιτήριά σας.
• Gateway Fee Allocation: αν τη χρέωση του παρόχου πληρωμών την επωμίζεται ο αγοραστής ή εσείς.
• Allow ticket purchases without account: επιτρέπει στον κόσμο να αγοράζει με SMS χωρίς εγγραφή, κάτι που ανεβάζει τις μετατροπές. Ισχύουν χρεώσεις, και οι τιμές αναφέρονται στο info.rsrvin.com/pricing/sms.
• Minimum age: αφήστε το κενό αν δεν υπάρχει περιορισμός.
• Free entrance: ενεργοποιήστε το μόνο αν δεν υπάρχει καθόλου έκδοση εισιτηρίων.
• Private Event: κρατά την εκδήλωση εκτός των δημόσιων λιστών.
• Require phone: υποχρεώνει τους αγοραστές να δίνουν αριθμό τηλεφώνου.
• EVENT TERMS: τυχόν όροι που πρέπει να αποδεχθούν οι επισκέπτες στο ταμείο.

Πατήστε Create Event (δημιουργία εκδήλωσης) και η εκδήλωσή σας υπάρχει.

Βήμα 5: Προσθέστε τα Εισιτήριά σας

Μια εκδήλωση χωρίς εισιτήρια δεν μπορεί να πουλήσει τίποτα, οπότε αυτή είναι η επόμενη δουλειά. Ανοίξτε την καρτέλα Tickets (εισιτήρια) στην εκδήλωσή σας και πατήστε + New Ticket.

Δώστε στο εισιτήριο ένα σαφές όνομα (Early Bird, General Admission, VIP), προσθέστε μια περιγραφή μίας γραμμής για το τι περιλαμβάνει, ορίστε την ποσότητα και ορίστε την τιμή. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσους τύπους εισιτηρίων χρειάζεστε, τον καθένα με τη δική του ποσότητα και τη δική του τιμή.

Μόλις αποθηκευτεί, το εισιτήριο εμφανίζεται στον πίνακα με τη φάση πώλησής του, το διάστημα ισχύος, την τιμή, τη χρέωση, την υπόλοιπη ποσότητα και τον αριθμό που πουλήθηκε. Η ίδια οθόνη περιλαμβάνει το Scan Staff (προσωπικό σάρωσης), όπου προσθέτετε τα άτομα που θα σαρώνουν τα εισιτήρια στην είσοδο.

Βήμα 6: Στείλτε την Εκδήλωσή σας για Έλεγχο

Οι νέες εκδηλώσεις δεν δημοσιεύονται τη στιγμή που τελειώνετε το στήσιμό τους. Όταν είστε έτοιμοι, πατήστε Request Review (αίτημα ελέγχου) στο επάνω μέρος της σελίδας της εκδήλωσης.

Η κατάσταση αλλάζει σε Pending Review (σε αναμονή ελέγχου) και εμφανίζεται ένα κουμπί Cancel Request (ακύρωση αιτήματος), σε περίπτωση που εντοπίσετε κάτι που θέλετε να αλλάξετε. Η ομάδα του RSRVIN ελέγχει στη συνέχεια την εκδήλωση στο Back Office και τη βγάζει στον αέρα. Αυτός ο έλεγχος είναι ένα βήμα ποιότητας που προστατεύει και εσάς και τους επισκέπτες που περιηγούνται στην πλατφόρμα.

Όταν η κατάσταση γράφει Online, η εκδήλωσή σας είναι δημόσια και τα εισιτήρια βρίσκονται σε πώληση.

Βήμα 7: Μοιραστείτε την και Παρακολουθήστε τα Νούμερα

Η εκδήλωσή σας έχει πλέον τη δική της σελίδα, που μπορεί να ανοίξει ο καθένας, με την περιγραφή σας, το line-up, τις ετικέτες, τον χάρτη και ένα κουμπί Get Tickets (απόκτηση εισιτηρίων).

Δύο εργαλεία αξίζει να τα ρυθμίσετε αμέσως. Στην καρτέλα Overview (επισκόπηση), δημιουργήστε ένα Short URL (σύντομη διεύθυνση) για την εκδήλωση. Σας δίνει έναν σύντομο, καθαρό σύνδεσμο για αφίσες και αναρτήσεις στα κοινωνικά δίκτυα, και καταγράφει τα κλικ. Στην καρτέλα Marketing (μάρκετινγκ), προσθέστε προωθητές στην εκδήλωση και δώστε στον καθένα ένα ποσοστό προμήθειας. Κάθε προωθητής παίρνει τότε τον δικό του σύνδεσμο με παρακολούθηση, και το RSRVIN μετρά αυτόματα τα κλικ, τις πωλήσεις και την προμήθειά του. Η καρτέλα Marketing περιλαμβάνει επίσης κωδικούς προσφοράς και μια σύνδεση με Meta Pixel για τη δική σας διαφήμιση.

Στήστε το Προφίλ Διοργανωτή σας

Ένα τελευταίο πράγμα, που εύκολα το προσπερνά κανείς και αξίζει να γίνει. Στο Events (εκδηλώσεις) του μενού, ανοίξτε το Organizer Profile (προφίλ διοργανωτή).

Προσθέστε εικόνες, μια σύντομη περιγραφή του ποιοι είστε, τη χώρα σας, έναν προσαρμοσμένο σύντομο σύνδεσμο και τους λογαριασμούς σας στα κοινωνικά δίκτυα. Αυτό το προφίλ είναι δημόσιο. Όσοι συμπαθήσουν κάποια από τις εκδηλώσεις σας μπορούν να σας ακολουθήσουν από εκεί και να βλέπουν όλα τα υπόλοιπα που ανεβάζετε, κάτι που μετατρέπει μια μεμονωμένη βραδιά σε κοινό που επιστρέφει. Το προφίλ έχει επίσης τη δική του καρτέλα Analytics (στατιστικά).

Συχνές Ερωτήσεις

Πόσο κοστίζει η εγγραφή ως διοργανωτής εκδηλώσεων στο RSRVIN; Η εγγραφή είναι δωρεάν και δεν υπάρχει συνδρομή για τους διοργανωτές εκδηλώσεων. Το RSRVIN κερδίζει μέσω μιας χρέωσης υπηρεσίας που εφαρμόζεται στις συναλλαγές εισιτηρίων, η οποία εισπράττεται ως μέρος της τιμής αγοράς του εισιτηρίου και εμφανίζεται στον αγοραστή πριν την επιβεβαιώσει. Υπάρχει επίσης μια χρέωση επεξεργασίας που χρεώνει ο πάροχος πληρωμών. Επειδή το μοντέλο βασίζεται στις συναλλαγές, δημιουργείτε κόστος για εσάς μόνο όταν πραγματικά πουλάτε εισιτήρια. Οι τρέχουσες λεπτομέρειες των χρεώσεων δημοσιεύονται στο info.rsrvin.com.

Πόσο χρόνο παίρνει η έγκριση; Οι χρόνοι έγκρισης διαφέρουν ανάλογα με το πόσο πλήρης είναι η αίτησή σας και με το αν η ομάδα χρειάζεται να μιλήσει πρώτα μαζί σας. Η υποβολή σας ελέγχεται στο Back Office, κάποιο μέλος της ομάδας μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας για να επιβεβαιώσει στοιχεία και να καταλάβει τι εκδηλώσεις σχεδιάζετε να κάνετε, και έπειτα τα διαπιστευτήριά σας εκδίδονται αυτόματα μέσω email. Το πιο χρήσιμο που μπορείτε να κάνετε για να το επιταχύνετε είναι να συμπληρώσετε κάθε πεδίο με ακρίβεια, να δώσετε έναν τηλεφωνικό αριθμό που λειτουργεί και να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση email που ελέγχετε τακτικά.

Πότε πληρώνομαι για τις πωλήσεις των εισιτηρίων μου; Το RSRVIN σας μεταφέρει την ονομαστική αξία όλων των εισιτηρίων που πουλήθηκαν εντός επτά ημερών μετά την ημερομηνία λήξης της εκδήλωσής σας. Ονομαστική αξία είναι η τιμή που ορίζετε εσείς, πριν από τη χρέωση υπηρεσίας και τη χρέωση επεξεργασίας που προστίθενται από πάνω στο ταμείο. Μπορείτε να παρακολουθείτε τις πωλήσεις και τα έσοδα να χτίζονται σε πραγματικό χρόνο στον πίνακα ελέγχου της εκδήλωσης πριν φτάσει η πληρωμή, και ο σύνδεσμος Full Breakdown (πλήρης ανάλυση) στην επισκόπηση της εκδήλωσης δείχνει πώς μοιράζονται τα χρήματα.

Μπορώ να πουλήσω εισιτήρια αν ο χώρος μου δεν είναι καταχωρημένος στο RSRVIN; Ναι. Στο δεύτερο βήμα της δημιουργίας εκδήλωσης μπορείτε να πατήσετε Create venue και να τον προσθέσετε μόνοι σας. Επικολλήστε έναν σύνδεσμο Google Maps για την τοποθεσία, πατήστε Fill, και το όνομα, η διεύθυνση, ο ταχυδρομικός κώδικας και οι συντεταγμένες συμπληρώνονται αυτόματα. Ο χώρος είναι στη συνέχεια διαθέσιμος για αυτή την εκδήλωση και για όποιες μελλοντικές κάνετε εκεί. Αυτό είναι χρήσιμο για μεμονωμένες τοποθεσίες όπως μια παραλία, μια ταράτσα ή ένα ιδιωτικό κτήμα, που δεν θα εμφανίζονταν ποτέ ως καταχωρημένος χώρος.

Ποιος χειρίζεται τις επιστροφές χρημάτων; Εσείς. Ως διοργανωτής εκδηλώσεων παίρνετε εσείς όλες τις αποφάσεις για τις επιστροφές χρημάτων, και το RSRVIN εκτελεί επιστροφή μόνο κατόπιν ρητής γραπτής σας εντολής. Αν μια εκδήλωση ακυρωθεί, οι επισκέπτες δικαιούνται την ονομαστική αξία του εισιτηρίου τους. Οι χρεώσεις υπηρεσίας και οι χρεώσεις επεξεργασίας δεν επιστρέφονται σε καμία περίπτωση. Αξίζει να δημοσιεύσετε την πολιτική επιστροφών σας στο πεδίο EVENT TERMS κατά το στήσιμο της εκδήλωσης, ώστε οι αγοραστές να την αποδέχονται στο ταμείο και να ξέρουν πού βρίσκονται πριν πληρώσουν.

Βγάλτε την Πρώτη σας Εκδήλωση στον Αέρα

Η διαδικασία εγγραφής ως διοργανωτής εκδηλώσεων στο RSRVIN συνοψίζεται σε μία φόρμα, μια σύντομη έγκριση και έναν οδηγό τεσσάρων βημάτων. Το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς είναι να αποφασίσετε πόσο θα κοστίζουν τα εισιτήριά σας, όχι να παλεύετε με λογισμικό. Μόλις η πρώτη σας εκδήλωση βγει στον αέρα, έχετε μια δημόσια σελίδα εκδήλωσης, ψηφιακά εισιτήρια με είσοδο μέσω QR, ζωντανά στοιχεία πωλήσεων, ένα δίκτυο προωθητών που μπορείτε να πληρώνετε με προμήθεια και μια πληρωμή εντός επτά ημερών από την τελευταία βραδιά.

Έτοιμοι να βάλετε την επόμενη εκδήλωσή σας μπροστά στον κόσμο που ήδη την ψάχνει; Ξεκινήστε την εγγραφή σας στο info.rsrvin.com/contact.